Email Certificata di Certifydoc
Perché delegare agli esperti di Certifydoc l’invio massivo di Email Certificate?
Guadagnate tempo, denaro e la fiducia dei vostri partner e soci rispettando i regolamenti e garantendo la reputazione e la sicurezza negli anni.
Se dovete inviare periodicamente convocazioni per riunioni ordinarie o straordinarie e dovete inviare un gran numero di email, approfittate dell’assistenza dei professionisti di Certifydoc e prevenite conflitti, eccezioni e cancellazioni, inviando email con ricevuta di ritorno certificata.
Con questa innovativa soluzione #legaltech, amministratori, manager e consulenti legali possono contare su un processo di invio preciso, controllato, di alta qualità e personalizzato, che delega ad esperti la gestione della complessità tecnica di privacy e cybersecurity, certificazioni elettroniche e prove digitali.
Il processo di presentazione è preparato con cura pianificando date e test. In poche ore, possiamo trasformare un testo con qualsiasi tipo di allegati e una mail excel in un invio massivo di alta efficienza probatoria, trasparente, tracciabile, progettato per l’archiviazione e di facile utilizzo in caso di necessità.
È importante chiarire alcuni concetti molto ambigui nelle reti.
- Accettazione volontaria di ricevimento:
Il destinatario non può essere obbligato a fornire una ricevuta di ritorno. Pertanto, se non abbiamo il consenso del destinatario, un invio certificato può solo garantire che l’e-mail è stata inviata e ha raggiunto il server del destinatario. Non può garantire che sia stato aperto, letto e quando, per esempio. Da questo punto in poi, qualsiasi dato aggiuntivo di tracciabilità può essere fornito solo con il consenso volontario del destinatario. Questo implica che i dati di ricezione dell’utente non possono essere garantiti, sono facoltativi. - Costringere il destinatario a perdere la privacy:
Allo stesso modo, costringere l’utente a identificarsi o a registrarsi per visualizzare il contenuto dell’e-mail, e quindi essere tracciato, è una pratica che potrebbe essere controproducente. Un utente potrebbe affermare che il suo diritto alla privacy e all’intimità è stato violato dall’essere costretto a essere tracciato (dare i suoi dati) per vedere il contenuto di una comunicazione. - Requisiti per la ricevuta di ritorno automatica da parte del socio:
La volontarietà necessaria per convalidare la ricevuta di ritorno può essere prevista. Questo è il caso di un’organizzazione che ha soddisfatto contemporaneamente queste due condizioni: (1) ha incluso nel suo statuto le clausole corrette per la notifica via e-mail, (2) ha ricevuto volontariamente dal socio un’e-mail a scopo di notifica. Così facendo , una volta che l’e-mail volontariamente comunicata è stata inviata e in conformità con le disposizioni delle clausole dello statuto, l’avviso di ricevimento sarebbe implicito, come giustamente afferma in Spagna la risoluzione della DGRN del 19 luglio 2019. - Certificatori accreditati:
È essenziale verificare che sia dichiarato in modo trasparente chi è l’autorità di certificazione, se è pubblicato nella lista dei certificatori qualificati dall’UE e dei fornitori di servizi qualificati dal governo statale o se sono certificatori non accreditati. https://www.certifydoc.eu/it/#certifiedby
- Preparazione dei dati:
Il cliente fornisce (1) l’indirizzo e-mail del mittente e (2) l’indirizzo e-mail di ricezione del mittente per tutti gli invii certificati relativi alla convocazione, (3) il contenuto e gli allegati della convocazione in una e-mail (è consigliabile non superare 1MB ma il sistema supporta invii fino a 10MB per e-mail) e (4) un’altra e-mail con il file Excel o csv che include gli indirizzi e-mail dei destinatari della convocazione. - Invio di test:
Il servizio invia email di prova per verificare il corretto funzionamento del processo e la tracciabilità. - Invio certificato:
Si procede all’invio progressivo a ciascuno dei destinatari con in cc: (2) l’email di ricezione del mittente che deve poter ricevere tutte le email certificate e archiviarle correttamente. - Statistiche di ricezione:
Il servizio invia al mittente, in alcuni giorni, un riassunto finale in excel dove raccoglie i dati aggregati delle statistiche di ricezione per ogni invio, opportunamente ordinati per consultazioni future o da presentare come prova; infine cancella dai suoi sistemi tutte le email inviate per privacy.
Quando è opportuno certificare l’invio dell email?
Il modo più comune per rispettare l’invio dell’avviso di convocazione delle assemblee, in sostituzione dell’annuncio sul sito web, è procedere, se gli articoli dell’associazione lo prevedono (In Spagna, art. 173.2 LSC), all’invio dell’avviso con posta ordinaria all’indirizzo di tutti i destinatari. È importante notare che, per ragioni economiche, questo metodo è puramente un processo con ricevuta di invio, senza ricevuta certificata o burofax. Le nuove tecnologie di firma elettronica qualificata e di marcatura temporale qualificata concesse dai fornitori di servizi di certificazione accreditati dallo stato e dall’UE, e il nuovo quadro giuridico europeo permettono di beneficiare di nuove soluzioni come la posta elettronica certificata.
Quando si parla di posta elettronica certificata è essenziale conoscere tutti i dettagli del tipo di servizio, perché questi fanno la differenza nella sua utilità e livello di rilevanza legale.
Come anticipiamo, con le conoscenze appropriate, possiamo ottenere che l’e-mail con la conferma di invio massivo certificato ottenga almeno gli stessi risultati di quella fisica.
Se gestito correttamente, questo servizio può persino fornire la maggior parte delle caratteristiche del burofax, aggiungendo i vantaggi dell’avviso di ricevimento volontario da parte dei destinatari e tutta la tracciabilità volontaria e involontaria, con un costo inferiore, immediato, e risparmi nella gestione amministrativa.
L’art. 1100 del Codice Civile spagnolo, per esempio, definisce cos’è lo stato di inadempienza “coloro che sono obbligati a consegnare, o fare qualcosa, sono in mora non appena il creditore esige loro giudizialmente o extragiudizialmente l’adempimento della loro obbligazione”.
Sempre in Sagna, la condizione di inadempiente nel caso immobiliare, è data dal mancato pagamento del debito da parte del proprietario o dei proprietari. L’articolo 21 della legge sulla proprietà orizzontale è quello che regola il processo di ingiunzione di pagamento. Si tratta di un processo volontario attraverso il quale viene notificato il credito. La notifica della procedura deve essere effettuata come stabilito nell’art. 9.1.h, all’indirizzo in Spagna ai fini delle notifiche e convocazioni indicato dal comproprietario, se non c’è indicazione, l’indirizzo sarà l’appartamento o i locali della Comunità.
Per la notifica si può usare un burofax o un’email certificata. Nel caso in cui l’appartamento o i locali appartengano a più proprietari, la notifica deve essere fatta a ciascuno dei proprietari.
Fonte di informazioni: https://adminfergal.es/reclamacion-a-un-moroso-en-una-comunidad/
- Firmare contratti e inviare fatture
- Problemi di lavoro come licenziamenti, cattiva condotta grave, ecc.
- Coppie in separazioni e custodia di minori.
- Problemi amministrativi di eredità e gestione degli anziani.
- Rivendicazioni di quantità
- Notifiche a fornitori, lavoratori autonomi e professionisti.
- Violenza domestica e bullismo
Di seguito spieghiamo più in dettaglio con dei fogli informativi.
Un confronto tra l’invio di posta cartacea e la email certificata.
Poiché una parte importante della conformità allo standard insiste sulla prova della ricezione della convocazione, èanche opportuno chiarire quali statistiche di ricezione può fornire il sistema. In allegato trovate una tabella con i dettagli delle statistiche fornite per ogni presentazione.
Concetti chiave sulla posta elettronica certificata.
Prezzi
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2€
Sconto volume progressivo: 0%
Esempio:
- Volume di invio: 40 email
- Costo unitario: € 2
- Costo spedizione: € 80
>100
<1€
Sconto volume progressivo: >55,6%
Esempio:
- Volume di invio: 500 email
- Costo unitario: € 0,76
- Costo spedizione: € 378,00
>1.000
<0,5€
Sconto volume progressivo: >76,6%
Esempio:
- Volume di invio: 5.000 email
- Costo unitario: € 0,30
- Costo spedizione: € 1.504,00
>10.000
<0,4€
Sconto volume progressivo: >81%
Esempio:
- Volume di invio: 10.000 email
- Costo unitario: € 0,27
- Costo spedizione: € 2.674,00
Testimonial
Gustavo López Pecho – Direttore delle operazioni
Gruppo API Catalonia e Tecnoapi
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La email certificata di Certifydoc per la convocazione massiva di assemblee
Scopri in un breve video informativo i vantaggi di utilizzare il servizio assistito di Certifydoc.
Legale
- Utilizzando Certifydoc potete provare con la massima rilevanza giuridica, la data in cui sono state inviate le vostre e-mail e il fatto che non siano state manipolate successivamente a quella data, inoltre potete provare con un’alta valenza giuridica anche le statistiche di ricezione volontarie e involontarie.
- Certifydoc agisce come intermediario, le certificazioni sono concesse dalle autorità di certificazione Italiane e di altri membri dell’Unione Europea, attraverso una validazione temporale qualificata.
Nel nostro blog puoi trovare maggiori informazioni relative alla validazione temporale qualificata, alle autorità di certificazione e a diverse sentenze definitive che coinvolgono prove certificate da Certifydoc.
